Assistants virtuels : le meilleur ami d'une petite entreprise

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Dans un monde des affaires hyper-concurrentiel, les fondateurs et les propriétaires ont besoin de toute l'aide possible. Embaucher des employés pour un poste à temps plein n'est pas toujours efficace, et les employés à temps partiel n'offrent parfois pas la qualité ou la cohérence nécessaire.

C'est là qu'un assistant virtuel (VA) peut entrer en jeu - le meilleur ami d'une petite entreprise.

Voici ce que les vrais propriétaires d'entreprise et les experts ont à dire sur les assistants virtuels et pourquoi ils sont si cruciaux pour réussir dans l'environnement en évolution rapide d'aujourd'hui.

Qu'est-ce qu'un Assistant Virtuel ?

Un VA est quelqu'un qui assume le travail administratif, les tâches récurrentes et d'autres nécessités quotidiennes qui aident les entrepreneurs et les chefs d'entreprise de haut niveau à rester organisés, efficaces et productifs.

Il n'y a pas de solution unique pour utiliser les services d'un AV - cela dépend entièrement de vous et de vos besoins en tant que propriétaire ou exploitant d'entreprise.

N'oubliez pas qu'il existe un large éventail de tâches pour lesquelles vous pouvez utiliser un assistant virtuel, explique Schuyler Hoversten, cofondateur et président deSwoopt. En plus des tâches administratives de base, vous pouvez former des assistants virtuels pour aider au service client, à la comptabilité et/ou à la gestion des médias sociaux. Reconnaissez et appréciez la multitude de façons dont un assistant virtuel pourrait aider votre entreprise et décidez de la quantité de chacune de ces tâches que vous voudriez que l'assistant virtuel gère.

Les meilleurs VA se spécialisent dans certains types de tâches, tandis que d'autres sont plus généralisés dans leurs capacités. Vous pouvez également employer ces personnes aussi longtemps que vous le souhaitez tout au long de la semaine, allant de quelques heures à un service 7 jours sur 7.

Pour l'abordabilité d'un assistant virtuel, c'est vraiment une évidence pour tout homme d'affaires performant en 2021, déclare Brandon Amoroso, fondateur et PDG demarketing electrIQ. L'investissement est minime et les retours peuvent être énormes si vous profitez pleinement du temps que vous économisez.

5 avantages des assistants virtuels pour les petites entreprises

Vous pouvez déjà deviner certains des avantages d'avoir un assistant virtuel pour votre petite entreprise, mais identifions cinq éléments clés que vous devriez considérer de plus près.

1. Concentrez-vous sur les tâches à haute valeur ajoutée

Les tâches fastidieuses et répétitives peuvent accaparer des heures de votre journée et vous obliger à vous démener pour accomplir des tâches importantes. Un excellent VA gère le travail chargé et vous permet de reprendre le contrôle de votre emploi du temps.

Afin de consacrer du temps à des activités à forte valeur ajoutée, il était important pour moi de consacrer moins de temps à des activités à faible valeur ajoutée, déclare Rob Levin, président deTravaillez mieux maintenant. C'est pourquoi j'ai non seulement embauché un assistant virtuel il y a 5 ans, mais aussi pourquoi j'ai cofondé une entreprise, pour fournir des assistants virtuels à d'autres propriétaires d'entreprise.

2. Stimulez la créativité et la collaboration

Peu de choses peuvent éteindre vos flammes créatives plus rapidement que la saisie de données, la gestion des horaires et la comptabilité angoissante.

Avec un VA dans votre coin, cette créativité manquante peut enfin revenir.

Nous oublions souvent à quel point une entreprise est une activité créative et à quel point les efforts de collaboration peuvent vraiment faire avancer les choses en termes de nouvelles idées et de développements, déclare Jason Boehle, PDG deQuaGrowth. En demandant à un assistant virtuel d'effectuer les tâches banales en arrière-plan, vous redécouvrez la capacité de réfléchir et de donner vie à vos visions créatives.

3. Faites des progrès sur les projets critiques

Lorsque les délais approchent et que les parties prenantes commencent à vous souffler dessus, cela signifie que c'est le moment critique. C'est là qu'un assistant virtuel peut vraiment vous sauver la mise et vous permettre de vous concentrer sur des tâches critiques.

Les assistants virtuels sont la clé pour libérer ce temps pour progresser, ditTim Ferris, entrepreneur et auteur. Trop souvent, les entrepreneurs se perdent dans le vaste éventail de responsabilités dont ils doivent s'acquitter chaque jour. Il est vrai que, surtout au début d'une entreprise, les entrepreneurs doivent porter plusieurs chapeaux. Ils doivent intensifier et assumer les tâches que personne d'autre ne veut accomplir et consacrer de longues heures. Avec un assistant virtuel, en revanche, vous pouvez même aider à gérer ces tâches.

4. Ajoutez un autre niveau de professionnalisme

Toute petite entreprise sait que l'apparence de professionnalisme est essentielle au démarrage. Un assistant virtuel peut aider votre entreprise à progresser en termes de ponctualité, d'organisation et d'autres facteurs clés pour les partenariats, les clients, etc.

Le simple fait d'avoir un assistant à proximité vous permet instantanément de vous sentir plus compétent et professionnel en tant qu'entreprise, quel que soit votre secteur d'activité, déclare Jeremy Goldstein, PDG deNavitar. L'expérience devient plus fluide pour les clients, les associés et tous les membres de votre entourage. C'est comme un multiplicateur 5x pour votre vie professionnelle sur tous les fronts, et ça vaut vraiment le coup.

5. Créer un espace pour que les employés s'épanouissent

Les employés peuvent également bénéficier de l'intégration d'un assistant virtuel. Ils aident à empêcher les travailleurs d'assumer trop de responsabilités et de se concentrer pleinement sur les spécificités de leur rôle.

Les assistants virtuels font gagner du temps aux autres employés, déclare Joaquín Roca, co-fondateur et PDG deMinerve. En gérant les tâches administratives, les assistants virtuels peuvent aider les propriétaires de petites entreprises à se concentrer davantage sur la stratégie commerciale et la gestion de la relation client. Ceci est important pour les petites entreprises afin de se concentrer sur la croissance plutôt que de stagner. Les efforts de l'assistant virtuel allégeront la charge de travail des autres employés afin que personne ne s'épuise.

Trouver le meilleur assistant virtuel pour votre entreprise

Il n'y a pas de moyen parfait de trouver un assistant virtuel pour votre entreprise, alors utilisez un large éventail de réseaux et de méthodes de recrutement pour affiner le champ dans un premier temps.

Vous pouvez passer par une agence ou aller à l'étranger si vous voulez vraiment rationaliser le processus d'obtention d'un VA pour votre entreprise, déclare Dylan Fox, fondateur et PDG deAssemblyAI. C'est définitivement une situation où vous obtenez ce que vous payez comme n'importe quelle autre, alors faites des recherches et magasinez avant de vous lancer dans un engagement ou un contrat.

Pour les entrepreneurs qui embauchent un VA pour la première fois, il est également extrêmement important de comprendre les paramètres du rôle et ce à quoi la personne peut s'attendre en termes de responsabilités. Cela aidera à aligner les attentes et à prévenir les problèmes à court et à long terme.

Définissez précisément ce que vous voulez qu'un assistant virtuel fasse pour vous au quotidien et soyez très clair sur vos normes, déclare Scott Sonneborn, co-fondateur deTydo. Beaucoup de gens pensent que chaque VA sera un ajustement instantané et parfait. Bien sûr, ce n'est pas vrai. Réfléchissez-y et vous tirerez beaucoup plus de l'expérience.

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Tirer le meilleur parti de votre partenariat d'assistant virtuel

Une fois que vous avez un VA à bord, comment pouvez-vous vous assurer de tirer le meilleur parti du partenariat ?

Tout commence par leur apprendre les ficelles du métier et les intégrer dans vos opérations quotidiennes.

Il y a certainement une phase de formation avec n'importe quel employé, et les assistants virtuels ne sont pas différents, déclare Kashish Gupta, fondateur et PDG deToucher élevé. Soyez patient pendant que votre VA comprend les choses et se met à l'aise. Cette patience sera payante lorsqu'ils tireront sur tous les cylindres et vous rendront la vie tellement plus facile.

Les propriétaires d'entreprise doivent également se rappeler qu'un excellent assistant virtuel peut changer d'orientation et acquérir de nouvelles compétences si vous êtes prêt à travailler avec eux et à leur consacrer plus de temps.

L'ensemble des compétences d'un VA n'est en aucun cas statique, déclare Jared Hines, responsable des opérations chezAcre d'or. C'est à vous, le propriétaire de l'entreprise, d'orienter votre assistant dans la bonne direction et de l'aider à grandir. Plus vous ferez d'efforts, meilleure sera la relation et plus vous obtiendrez de retour sur investissement à long terme.

Un assistant virtuel peut changer complètement la donne, que vous soyez un nouveau propriétaire d'entreprise ou un vétéran de longue date de votre secteur.

Avec autant d'options disponibles, il est maintenant temps de voir ce qu'un VA peut faire pour vous et votre entreprise.

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